Helaas is het een redelijk veilige gok dat er de afgelopen zes jaar niet veel is veranderd op dat front. Wat is veranderd, is hoe belangrijk succesvolle cross-functionele samenwerking is geworden, vooral als je complexe, totaalinitiatieven op het gebied van klantervaring (CX) aanpakt.
Maar hoe verbeter je nu precies de effectiviteit van je cross-functionele meetings? Het is vooral een uitdaging wanneer velen van ons nog steeds op afstand werken. Zelfs de oprichter van Zoom heeft toegegeven dat hij ziek is van virtuele vergaderingen.
In een recente aflevering van de OV BUILD-podcast wees gastheer Blake Bartlett erop dat een agenda niet genoeg is. Zijn gast, Jürgen Spangl, was het daarmee eens. Als CXO bij Atlassian leidt Jürgen veel functieoverschrijdende vergaderingen, dus hij moest het probleem direct aanpakken.
Jürgen gebruikt verschillende strategieën om zijn team te helpen de waardevolle voordelen te plukken van het verzamelen van inzichten vanuit verschillende perspectieven zonder de productiviteit in gevaar te brengen. Een van zijn favorieten – het definiëren van het type sessie – is een superkrachtige tool om het gesprek proactief te beheren om de gewenste resultaten te krijgen.
Het idee, zoals Blake uitlegde, is dat het definiëren van het type vergadering je in staat stelt de gebruikelijke vergaderchaos te vermijden door duidelijke verwachtingen te stellen, mensen in de juiste mindset te krijgen om je doelstellingen te bereiken en specifieke rollen voor elke deelnemer vast te stellen.
Twee van de meest voorkomende soorten vergaderingen zijn infosessies en beslissingssessies. Infosessies zijn bedoeld om te delen en anderen te helpen iets beter te begrijpen. Beslissessies omvatten het opmaken van meerdere opties met de bedoeling er een te kiezen. Het succes van beslissingssessies hangt sterk af van het duidelijk definiëren wie de beslissing zal nemen en hoe ze de beslissing zullen nemen.
“Door het type vergadering te definiëren, kunt u de gebruikelijke vergaderchaos vermijden door duidelijke verwachtingen te stellen, mensen in de juiste mindset te krijgen om uw doelstellingen te bereiken en specifieke rollen voor elke deelnemer vast te stellen.”
Jürgen deelde ook een derde soort bijeenkomst, een sparringsessie. “Het doel van een sparringsessie is dat iemand een rauw idee deelt en mensen uitnodigt om het idee beter te maken door brutaal te zijn”, zegt hij. “Het is vergelijkbaar met ontwerpkritiek, maar we gebruiken het voor vrijwel iedereen in het bedrijf, van ontwerp tot ingenieurs tot PM’s.”
In theorie is het definiëren van het type sessie eenvoudig. In de praktijk vergt het discipline om consequent te doen. Maar als je de gewoonte kunt ontwikkelen en je team aan boord kunt krijgen, is het een klein ding dat een groot verschil kan maken. Voor Atlassian wel.